Co nowego w dokumentacji pracowniczej od 21 marca 2023? – nowelizacja rozporządzenia

Jutro, czyli 21 marca 2023 r. wraz z nadejściem kalendarzowej wiosny wejdzie w życie nowelizacja Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).

Nowelizacja ta ma związek z funkcjonującymi od 21 lutego br. przepisami o badaniu trzeźwości oraz wchodzącymi w życie w dniu 7 kwietnia przepisami dotyczącymi pracy zdalnej.

Co nowego w dokumentacji pracowniczej?

  • Dodana została część E – a zatem akta pracownicze będą składać się teraz z 5 części;

Część E obejmować będzie dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:

a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy),

b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy),

c) informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy),

d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 Kodeksu pracy).

W dodawanej części E akt osobowych pracownika pracodawca będzie przechowywał informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu oraz wyniku tego badania wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub obecność środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika.

Informacje te pracodawca będzie przechowywał w aktach osobowych pracownika co do zasady przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.

W przypadku gdy zastosowana będzie kara upomnienia, kara nagany lub kara pieniężna pracodawca przechowuje te informacje do czasu uznania kary za niebyłą.

Z kolei w przypadku, w którym informacje te będą lub będą mogły stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca będzie stroną tego postępowania lub poweźmie wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

  • 7 kwietnia br. z kolei, wraz z wejściem w życie pracy zdalnej, część B akt osobowych zawierająca oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika powiększy się o dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik przed dopuszczeniem go do wykonywania pracy zdalnej będzie potwierdzał w oświadczeniu składanym w formie papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informację zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Takie oświadczenie będzie przechowywane w części B.

Na marginesie warto wskazać, że praca zdalna zastąpi dotychczas znaną telepracę, jednakże wykonywanie pracy w formie telepracy będzie dopuszczalne jeszcze przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy. Co za tym idzie, zasadne będzie pozostawienie w aktach osobowych dokumentów dotyczących telepracy, ponieważ pomimo uchylenia przepisów Kodeksu pracy regulujących tę formę wykonywania pracy, zarówno dokumenty zgromadzone do dnia wejścia w życie nowelizacji Kodeksu pracy, jak i w okresie kolejnych 6 miesięcy, będą dalej przechowywane w aktach osobowych pracowników.


Zachęcamy do śledzenia naszych aktualności, w których na bieżąco informujemy o nowinkach prawnych m.in. z zakresu compliance, RODO czy prawa pracy.