Monitoring wizyjny u pracodawcy – jak wdrożyć zgodnie z RODO

Stosowanie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy jest końcem 2020 roku zjawiskiem niemalże powszechnie obowiązującym. Pamiętać należy, że kwestia monitorowania pracownika poprzez kamery cctv nie była przez lata wprost uregulowane w przepisach prawa, a dopiero wraz z rozpoczęciem obowiązywania RODO monitoring wizyjny w miejscu pracy znalazł unormowanie w przepisach prawa pracy. Temat budzi jednak mimo wszystko szereg wątpliwości praktycznych u pracodawców chcących stosować tego typu rozwiązania, dlatego dziś kilka słów na temat założeń odnośnie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy zgodnie ze wskazówkami od polskiego regulatora.

W sierpniu br. UODO odniósł się po raz kolejny do stosowania przez pracodawców monitoringu wizyjnego. Organ przypomniał, iż oprócz konieczności zastosowania art. 222 Kodeksu Pracy, pracodawca powinien pamiętać dodatkowo o następujących kwestiach:

• poinformowaniu osób, które potencjalnie mogą zostać objęte systemem monitoringu, o tym, że monitoring jest stosowany i jaki obszar jest nim objęty. Powinien spełnić także obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO;
• uświadomieniu personelu, że dane miejsce w Zakładzie jest objęte systemem monitoringu wizyjnego;
• oznaczeniu pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Tablice informujące o zainstalowanym monitoringu powinny być na tyle duże, aby były widoczne dla pracowników i gości pracodawcy. Można dodatkowo zastosować piktogramy informujące o objęciu monitoringiem. Tablice te nie muszą zawierać całej klauzuli informacyjnej. Dozwolone bowiem jest zastosowanie warstwowych not informacyjnych. Przykładowo na tablicy wystarczające mogą być informacje o tym przez kogo, w jakim celu i na jakich podstawach prawnych jest prowadzony monitoring oraz dane kontaktowe IOD, jeżeli został powołany

Pracodawca musi pamiętać jednakże, iż tablica informacyjna zawierająca napis „Monitoring wizyjny” jest niewystarczającą informacją. Musi wypełnić obowiązek informacyjny z art. 13 RODO. Najczęściej pracodawcy realizują go wprowadzając odpowiednie zapisy do regulaminu pracy, bądź układu zbiorowego pracy, albo w obwieszczeniu (w zależności czy pracodawca jest zobligowany do ustalenia regulaminu pracy, bądź jest objęty zbiorowym układem pracy).

UODO przypomina jednocześnie, że monitoring to zapis wizji, a zatem nie powinien nagrywać fonii, albowiem może zostać to uznane za nadmiarową formę przetwarzania danych pracowników. Zaznacza jednocześnie, iż pracodawca winien pamiętać o realizacji żądań osoby fizycznej, której dane są przetwarzane do udostępnienia nagrań z jej udziałem (art. 15 RODO).