Po wielu próbach i zmianach, do Sejmu trafiła ustawa o sygnalistach.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy, jest to ważny moment, ponieważ ustawodawca daje nam 3-miesięczny termin na wdrożenie przepisów.
Pierwszą wątpliwością, która nasuwa się jest pytanie, po co w ogóle musimy wdrażać te przepisy?
Istnieje bowiem negatywne przeświadczenie o sygnalistach, którzy działają na szkodę swojego pracodawcy oraz donoszą na swoich współpracowników.
Nic bardziej mylnego.
Sygnalista to osoba, która przekazuje swojemu pracodawcy informacje o naruszeniach prawa, uzyskanych w kontekście związanym z pracą.
Można łatwo wyobrazić sobie konsekwencje, jakie może przynieść zgłoszenie przez pracownika naruszeń bezpośrednio zewnętrznym organom. Może to wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy oraz skutkować naruszeniem kar. Dlatego posiadanie wewnętrznego systemu, który ułatwia pracownikom zgłaszanie naruszeń, przynosi korzyści każdej ze stron.
Jakie korzyści przynosi to dla przedsiębiorstwa?
Należy pamiętać, że informacje dostarczone przez sygnalistę muszą być prawdziwe i dotyczyć katalogu zgłoszeń określonego w ustawie.
Ustawa określa konkretne zasady wdrażania przepisów.
Podmioty, które zatrudniają minimum 50 pracowników mają obowiązek wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów. Wyjątkiem od tej zasady są podmioty z sektora usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Nie muszą one spełniać kryterium ilości osób zatrudnionych i powinny zawsze stosować nowe przepisy.
Warto wspomnieć, że określając liczbę pracowników, robi się to w oparciu o przeliczenie na pełne etaty. Wliczyć należy zarówno pracowników zatrudnionych w oparciu umowy o pracę jak też pracowników zatrudnionych na innych podstawach prawnych np. umowa o dzieło, umowa zlecenia.
Czego może dotyczyć zgłoszenie sygnalisty?
Katalog zgłoszeń obejmuje:
Zgłoszenie naruszenia może przybrać 3 formy: zgłoszenie wewnętrzne, zgłoszenie zewnętrzne, ujawnienie publiczne.
Zgłoszenie wewnętrzne jest dokonywane wewnątrz firmy. Powinno być oparte na „procedurze zgłoszeń wewnętrznych”, która to stanowi praktyczną instrukcję dla wszystkich pracowników oraz osób przyjmujących zgłoszenie w zakresie zgłaszania i obsługi naruszeń.
Istotnym etapem jest przeprowadzenie konsultacji z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami osób świadczących pracę, które mają na celu analizę procedury wewnętrznej, która będzie wprowadzona w przedsiębiorstwie. Jest to element obligatoryjny, a konsultacje mają trwać pomiędzy 5 a 10 dni.
Podmiot odpowiedzialny za wdrożenie procedury określa:
| Jednostkę organizacyjną lub osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych | Jednostkę organizacyjną lub osoby upoważnione do podejmowania działań następczych | Sposób przekazywania zgłoszeń wewnętrznych |
| -może nią być również osoba spoza organizacji -osoby muszą wykazywać się bezstronnością oraz budzić zaufanie -osoby muszą posiadać odpowiednią wiedzę o ochronie danych osobowych | może nią być tylko osoba zatrudniona w organizacji | -można ustalić tylko jeden sposób komunikacji lub skorzystać z większej ilości kanałów komunikacji -komunikacja może się odbywać zarówno w formie pisemnej jak i ustnej -kanały zgłaszania naruszeń muszą być bezpieczne, skuteczne oraz poufne |
Każdy przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić rejestr zgłoszeń oraz przechowywać informacje przez okres 3 lat.
Co się dzieje po zgłoszeniu naruszenia?
– W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia należy potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia
– Sygnalista ma uzyskać informacja na temat wyników zgłoszenia w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia
– Przeprowadzenie postępowania: analiza dokumentacji, analiza wiadomości e-mail, analiza nagrań z monitoringu, spotkania z osobami mogącymi posiadać informacje dotyczące zgłoszenia
– Sporządzenie dokumentu podsumowującego czy doszło do naruszenia, jakie są okoliczności tego naruszenia, jakie kroki należy podjąć w celu usunięcia skutków naruszenia oraz zapobieżenia kolejnych naruszeń
Jakie mogą być konsekwencje naruszeń?
Każdy sygnalista podlega ochronie w zakresie swojego zgłoszenia. Zabronione jest podejmowanie działań odwetowych, takich jak blokowanie awansu, zwolnienie z pracy, obniżenie wynagrodzenia).
Nadto istotne jest zapewnienie wsparcia w zakresie dostępu do informacji oraz udzielania porad dotyczących ochrony jego osoby. Z ochrony przysługującej sygnalistom korzystają również osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązane z sygnalistą.
W przypadku dopuszczenia się działań odwetowych, sygnaliście przysługuje odszkodowanie w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie, które wynosi w 2024 roku 7767,61 złotych lub prawo do zadośćuczynienia.
Warto znać również konsekwencje karne, które wprowadza ustawa:
| Grzywna | Ograniczenie wolności | Pozbawienie wolności | |
| Uniemożliwienie lub utrudnienie zgłoszenia | + | + | Do roku W przypadku stosowania przemocy, groźby lub podstępu – do lat 3 |
| Podejmowanie działań odwetowych | + | + | Do lat 2 W sposób uporczywy – do lat 3 |
| Ujawnienie tożsamości sygnalisty | + | + | Do roku |
| Zgłoszenie lub ujawnienie publiczne, wiedząc, że do niego nie doszło | + | + | Do lat 2 |
